Sabine hat ihren Zusatz am Handy unterschrieben.
FlowHR erstellt Dienstverträge digital und lässt sie online unterschreiben. Der Vertrag entsteht aus Ihrer Word-Vorlage, mit den Daten aus der Akte. Die Person unterschreibt per Link mit Finger oder Maus. Danach liegt er in Akte und Portal, und Stunden und Gehalt sind übernommen.
Ohne Zahlungsdaten. Der Test endet von selbst.Die Word-Datei Ihrer Beratung wird zur Vorlage
Platzhalter wie {{vorname}} oder {{wochenstunden}} werden beim Hochladen erkannt. Die Unterschrift des Dienstgebers ist einmal hinterlegt und wird in jeden Vertrag eingesetzt.
Vorlagen für Vollzeit, Teilzeit, geringfügig und Lehre.
Das Datum der Unterschrift setzt das System selbst ein.
| Vorlagenname | Typ | Format | Status |
|---|---|---|---|
| Dienstvertrag Vollzeit | Vollzeit | DOCX | Aktiv |
| Dienstvertrag Teilzeit | Teilzeit | DOCX | Aktiv |
| Dienstvertrag geringfügig | Geringfügig | DOCX | Aktiv |
| Lehrvertrag | Vollzeit | DOCX | Aktiv |
| Zusatz zum Dienstvertrag | Teilzeit | DOCX | Aktiv |
Eva wählt Vorlage und Person. Abgetippt wird nichts
Name, Eintritt, Position, Stunden und Gehalt kommen aus den Stammdaten. Vor dem Erzeugen zeigt eine Vorschau den fertigen Vertrag, gespeichert wird er erst danach.
Ein Vertrag lässt sich auch für eine Bewerberin anlegen.
Ein Zusatz entsteht genauso wie der erste Vertrag.
Unterschrift per Link, ohne Anmeldung
Der Link kam am Donnerstag. Unterschrieben hat Sabine am Samstagabend. Er kommt per SMS und per E-Mail. Sabine öffnet ihn ohne Anmeldung, liest den Zusatz und unterschreibt mit dem Finger. In derselben Minute setzt das System die Unterschrift des Dienstgebers ein.
Am PC wird mit der Maus unterschrieben.
Die Personalabteilung kann den Link erneut senden.
Ab 1. März rechnet die Akte mit 24 Stunden
Stunden und Gehalt übernimmt die Akte aus dem unterschriebenen Vertrag, das PDF liegt in der Akte und im Portal. Das Arbeitszeitmodell hängt am Vertrag. Ändert es sich, braucht es einen neuen.
Die Historie ist unveränderlich
Jede Änderung steht mit altem und neuem Wert da.
Auslaufende Verträge
Auslaufende Verträge zeigt eine eigene Kachel, die Frist legt der Betrieb fest.
Jede Unterschrift steht in der Signaturliste, mit Verlauf.
Papier und digital in einer Liste
Sabines erster Vertrag ist von 2023. Er liegt als PDF daneben. Bestehende Verträge auf Papier werden mit Laufzeit, Stunden und Gehalt nachgetragen, das PDF dazu. Papier und digital stehen danach in einer Liste.
Ein Filter trennt Papier und digital.
Auch der Vertrag auf Papier erscheint im Portal der Person.
| Mitarbeiter | Laufzeit | Signatur | Status |
|---|---|---|---|
| Lisa Berger10495Zusatz zum Dienstvertrag | 01.10.2026 – unbefristet | Versendet | Entwurf |
| Lisa Berger10495Dienstvertrag | 04.08.2025 – unbefristet | Laufend | |
| Markus Hofer10501Dienstvertrag | 17.03.2020 – unbefristet | Laufend | |
| Thomas Kern10488Dienstvertrag | 15.10.2024 – unbefristet | Laufend | |
| Sabine Reiter10482Zusatz zum Dienstvertrag | 01.03.2026 – unbefristet | Gegengezeichnet | Laufend |
| Sabine Reiter10482Dienstvertrag | 02.03.2023 – 28.02.2026 | Abgeschlossen |
Wo die Dienstverträge aufhören
Ein Vertrag ist ein Dokument mit Folgen. Deshalb sagen wir genau, was die Unterschrift ist.
Keine qualifizierte Signatur
unterschrieben wird mit Finger oder Maus über einen Link. Eine qualifizierte Signatur wie mit ID Austria ist das nicht.
Keine stille Änderung
ein unterschriebener Vertrag ändert sich nicht. Wird eine Unterschrift zurückgenommen, steht das mit Grund im Protokoll.
Keine Rechtsauskunft
die Vorlagen verantwortet der Betrieb. Ob ein Vertrag passt, beurteilt Ihre Beratung.
Wohin der Vertrag nach der Unterschrift geht
Zu den Dienstverträgen
Braucht die Person einen Zugang zum Portal?
Nein. Der Link kommt per SMS und E-Mail, unterschrieben wird ohne Anmeldung.
Kann eine neue Mitarbeiterin schon vor dem ersten Arbeitstag unterschreiben?
Ja. Der Vertrag lässt sich für eine Bewerberin anlegen. Nach Zusage und Onboarding wird sie automatisch Mitarbeiterin.
Was passiert mit bestehenden Verträgen auf Papier?
Sie werden mit PDF nachgetragen und stehen in derselben Liste wie die digitalen.
Was steht nach der Unterschrift in der Akte?
Stunden und Gehalt aus dem Vertrag, dazu das PDF. Die Person findet es im Portal.
Wer sieht das Gehalt?
Wer die Rechteklasse dafür hat. Die Filialleitung sieht denselben Vertrag ohne Betrag.
Bringen Sie Ihre Vertragsvorlage mit
Videocall an einem Beispielbetrieb, mit Ihren Fragen zu Ihrem Betrieb. Sie müssen keine Personaldaten vorbereiten.