Wo liegt Sabines Dienstvertrag? Und wer darf ihn sehen?
Die digitale Personalakte in FlowHR ist eine Akte je Person, mit Zugriffsrechten. Zeitkonto, Urlaubsstand, Dokumente und Stammdaten an einer Person. Was jemand nicht sehen darf, ist nicht ausgegraut — es ist nicht da.
Ohne Zahlungsdaten. Der Test endet von selbst.Wer hat noch keinen Portalzugang? Die Liste weiß es
Name, Abteilung, Wochenstunden, zuletzt anwesend, Zugang. Fünf Spalten, und man sieht auf einen Blick, wo etwas fehlt.
Die Zahlen kommen aus den Modulen — kein zweiter Datenstand.
Portalzugang je Person
Ein Portalzugang je Person, auch ohne Firmenmail. Niemand muss einen haben.
Schulungen aus den Prozessen stehen bei der Person.
Ein Klick öffnet die Akte.
| Name | Abteilung | h/Wo | Zuletzt anwesend | Zugang |
|---|---|---|---|---|
| Sabine Reiter Verkäuferin | Verkauf | 24,00 | heute | Portal |
| Thomas Kern Lagerarbeiter | Lager | 38,50 | heute | Portal |
| Lisa Berger Verkäuferin | Verkauf | 38,50 | heute | Portal |
| Markus Hofer Filialleiter | Verkauf | 38,50 | heute | Verwaltung |
| Eva Winkler Personalverrechnung | Verwaltung | 38,50 | heute | Verwaltung |
| Georg Pichler Geschäftsführer | Leitung | 38,50 | 04.09.2026 | Verwaltung |
| Mira Zach Aushilfe Lager | Lager | 8,00 | 07.09.2026 | + anlegen |
| Dokument | Zeitraum | h/Wo |
|---|---|---|
| Zusatz zum Dienstvertrag Laufend | ab 01.03.2026 | 24,00 |
| Dienstvertrag Abgeschlossen | 02.03.2023 – 28.02.2026 | 20,00 |
| Dokument | Zeitraum | h/Wo | Betrag |
|---|---|---|---|
| Zusatz zum Dienstvertrag Laufend | ab 01.03.2026 | 24,00 | 1.745,45 € |
| Dienstvertrag Abgeschlossen | 02.03.2023 – 28.02.2026 | 20,00 | 1.454,55 € |
Die Filialleitung sieht denselben Vertrag. Nur ohne Betrag
Wer kein Recht auf ein Feld hat, sieht keine Spalte, keinen Wert und keine Zeile im Export.
Auch in Listen, Exporten und PDFs.
Sozialversicherungsnummer auf Klick
Die Sozialversicherungsnummer erscheint auf Klick, für fünfzehn Sekunden.
Jede Einsicht steht im Verlauf.
Dreißig Lohnzettel kuvertieren dauert einen Vormittag
Die Lohnzettel kommen als Datei aus dem Lohnprogramm. Der Import ordnet über die Sozialversicherungsnummer zu und prüft Name und Personalnummer gegen.
Neunundzwanzig von dreißig zugeordnet
Eines wartet mit Begründung.
Jede Art mit eigener Zählung und eigenen Rechten.
Die Arten der Dokumente
Verträge, Lohnzettel, Arztbestätigungen, Arbeitserlaubnis, Sonstiges.
| Tag | Von | Bis | Pause | Auto-Pause | Netto |
|---|---|---|---|---|---|
| Mo | 06:00 | 11:18 | 30 min | 09:30 – 10:00 | 4:48 |
| Di | 06:00 | 11:18 | 30 min | 09:30 – 10:00 | 4:48 |
| Mi | 06:00 | 11:18 | 30 min | 09:30 – 10:00 | 4:48 |
| Do | 06:00 | 11:18 | 30 min | 09:30 – 10:00 | 4:48 |
| Fr | 06:00 | 10:48 | — | — | 4:48 |
| Sa | — | — | — | — | — |
| So | — | — | — | — | — |
Vierundzwanzig Stunden auf fünf Tage — aber welche?
Im Modell steht, an welchen Tagen wie lange gearbeitet wird und wie viel Pause dazwischen liegt. Zeiterfassung, Zeitkonto und Dienstplan rechnen damit.
Brutto minus Pause ergibt die Netto-Wochenstunden.
Die Mittagspause hat ein Fenster
Das System setzt sie dort, wer im Fenster selbst stempelt, hat Vorrang.
Gültig ab, nicht rückwirkend
Eine Änderung im März rechnet den Februar nicht um.
Wer hat das geändert, wann — und warum?
Jede Änderung steht im Verlauf: Urheber, Zeitpunkt, alter und neuer Wert. Auch die Einsicht in ein sensibles Feld.
Nichts wird überschrieben.
Einsicht in sensible Felder
Umstieg aus einer Datei
Was beim Umstieg aus einer Datei kam, ist als solches erkennbar.
Sensible Daten, klare Spuren
Wer Personaldaten verwaltet, wird auch daran gemessen, was er mit ihnen nicht macht.
Keine Bewertung von Menschen
kein Punktestand, keine Ampel, keine Rangliste.
Keine Gehaltsrechnung
die Akte hält Werte fest und rechnet keine Löhne.
Kein Blick ohne Spur
sensible Felder lassen sich einsehen, aber nicht unbemerkt.
Zur Personalakte
Kann jemand Gehälter sehen, der sie nicht sehen soll?
Nein — und er sieht auch nicht, dass es dort etwas gäbe. Ohne das Recht existiert das Feld in seiner Ansicht nicht, ebenso wenig im Export oder im PDF.
Wie kommen die Lohnzettel in die Akte?
Als Datei aus dem Lohnprogramm. Der Import ordnet über die Sozialversicherungsnummer zu und prüft Name und Personalnummer gegen. Was nicht eindeutig zusammenpasst, bleibt liegen und wird gemeldet.
Sehen Mitarbeitende ihre eigenen Dokumente?
Ja, im Portal. Verträge, Lohnzettel und Arztbestätigungen liegen dort, sobald sie in der Akte sind.
Was passiert bei einer Vertragsänderung?
Das neue Modell gilt ab einem Datum. Die alten bleiben in der Historie und rechnen frühere Tage weiter richtig.
Wie kommen Schulungen in die Akte?
Aus den Prozessen. Wer eine Anweisung abgeschlossen hat, hat das Ergebnis in der Akte — bei einer Prüfung ist damit belegbar, wer den Prozess kennt.
Was passiert mit der Akte, wenn jemand austritt?
Sie bleibt. Ob der Portalzugang sofort endet oder noch bis zu neunzig Tage bestehen bleibt, entscheidet die Personalabteilung je Person.
Bewertet die Akte Mitarbeitende?
Nein. Sie dokumentiert, sie beurteilt nicht. Kein Punktestand, keine Ampel, keine Rangliste.
Bringen Sie Ihre Rollen mit
Videocall an einem Beispielbetrieb, mit Ihren Fragen zu Ihrem Betrieb. Sie müssen keine Personaldaten vorbereiten. Danach wissen Sie, wer bei Ihnen was sehen würde — und wer nicht.