Sabine fragt nicht mehr. Sie sieht nach.
Das Mitarbeiter-Portal von FlowHR ist der Selbstservice für Ihre Mitarbeiter, im Browser und am Handy. Urlaub, Stunden, Lohnzettel: Eva Winkler beantwortet jede Woche dieselben Fragen. Im Portal sieht jede Person denselben Stand wie die Personalabteilung, und dazu die Rechnung.
Ohne Zahlungsdaten. Der Test endet von selbst.Anmeldung mit Personalnummer und PIN
Im Lager hat niemand eine Firmenmail. Thomas braucht auch keine. Seine Personalnummer steht auf dem Ausweis, mit dem er am Terminal stempelt. Die Einladung kam per SMS, die PIN hat er selbst festgelegt. Sie gilt für jede Eingabe, am Terminal wie im Portal.
Nichts zu installieren
Das Portal ist eine Web-App auf dem Startbildschirm.
Adresse und Logo sind die des eigenen Betriebs.
Ohne Handy am Terminal
Wer kein Handy hat, bekommt die PIN mündlich und stempelt am Terminal.
Aushang, Urlaub und Krankenstand am Handy
Der Aushang hängt im Pausenraum. Thomas liest ihn auf dem Handy. Von der Startseite aus meldet er sich krank, beantragt Urlaub oder Zeitausgleich und sieht, was neu ist. Schulungen, Vorschläge und die eigene Schicht liegen daneben, dazu alles, was der Betrieb selbst verlinkt.
Ein Krankenstand braucht keine Freigabe.
Arten im Antrag
Im Antrag stehen nur die Arten, die jemand selbst beantragen darf.
Hinweise am Zähler und per SMS
Hinweise sammeln sich am Zähler, Monatsnachweis und Verfall-Hinweis kommen zusätzlich per SMS.
Um 05:59 gestempelt, gezählt ab 06:00. Thomas sieht beides
Jeder Stempel steht mit Uhrzeit da, darunter, ab wann die Arbeitszeit zählt. Soll, Ist und Rest laufen mit. Für den Monat zeigt das Portal die Rechnung vom Stand am Monatsanfang bis zum Stand am Ende.
Mehrarbeit und Überstunden getrennt
Mehrarbeit und Überstunden stehen getrennt, mit Schonfrist und Faktor.
Zeitausgleich vor dem Absenden
Vor dem Absenden zeigt der Antrag, welche Stunden ein Zeitausgleich verbraucht.
Den eigenen Tag korrigieren
Den eigenen Tag korrigiert, wer die Berechtigung hat, solange er nicht bestätigt ist.
| Datum | Kommt | Geht | Pausen | Netto | Delta | ZA | Abzug | Hinweis |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Mo03.08. | 06:01 | 15:41 | 40m | 9:00 | 1:18 | |||
| Di04.08. | 06:02 | 14:47 | 45m | 8:00 | 0:18 | |||
| Mi05.08. | 06:00 | 15:46 | 40m | 9:06 | 1:24 | |||
| Do06.08. | 06:03 | 14:43 | 40m | 8:00 | 0:18 | |||
| Fr07.08. | −7:42 | 7:42 | −5:08 | Zeitausgleich | ||||
| … 16 weitere Tage | ||||||||
| Summe | 152:54 | −8:48 | 15:24 | −10:16 | ||||
Jeder Monat bestätigt
Nachgerechnet wird oft erst beim Austritt. Die Personalabteilung prüft und bestätigt das Monatsblatt. Dann bekommt Thomas eine SMS und sieht jeden Tag, dazu jede Korrektur: wer wann was geändert hat und warum. Bestätigt er, ist der Monat festgeschrieben.
Das PDF enthält jeden Tag mit Stempeln, Pausen und Saldo.
Digitaler Vermerk auf dem Dokument
Beide Bestätigungen stehen als digitaler Vermerk auf dem Dokument.
Wer ablehnt, muss begründen.
Lohnzettel im Portal
„Wo ist mein Lohnzettel?“ Seit dem Import liegt er im Portal. Die Personalabteilung lädt den Stapel aus dem Lohnprogramm hoch, jeder Zettel findet seine Person. Danach liegt er bei Sabine unter Dokumente, neben ihren Verträgen und ihrer Arztbestätigung.
Verträge per Link unterschrieben
Verträge werden per Link unterschrieben, am Handy oder am PC, und liegen danach hier.
Arztbestätigung in Akte und Portal
Eine hochgeladene Arztbestätigung landet in der Personalakte und im Portal.
Freiwillig und ohne Mitverfolgen
Das Portal läuft meist auf privaten Handys. Deshalb tut es weniger, als technisch ginge.
Kein Mitverfolgen
der Standort wird nur beim Einstempeln und beim Feierabend geprüft, und nur, wenn der Betrieb es eingestellt hat. Gespeichert wird allein das Ergebnis der Prüfung.
Keine Selbstbearbeitung
Stammdaten ändert die Personalabteilung. Beantragt wird im Portal.
Kein Zwang
niemand muss einen Zugang haben. Das Terminal reicht.
Woher der Stand kommt, den das Portal zeigt
Zum Mitarbeiter-Portal
Was ist mit Mitarbeitenden ohne Handy?
Sie bekommen die PIN mündlich und stempeln am Terminal, mit Ausweis oder PIN.
Braucht es eine E-Mail-Adresse oder eine App?
Nein. Die Einladung kommt per SMS, und das Portal ist eine Web-App auf dem Startbildschirm.
Gilt am Terminal dieselbe PIN?
Ja. Jede Person hat eine PIN, für jede Eingabe.
Sieht man, wenn andere die eigenen Zeiten korrigieren?
Ja, im Monatsnachweis, bevor man den Monat bestätigt: wer wann was geändert hat und warum.
Was passiert mit dem Zugang nach dem Austritt?
Ob er sofort endet oder noch bis zu neunzig Tage bestehen bleibt, entscheidet die Personalabteilung je Person.
Bringen Sie die Fragen der letzten Woche mit
Videocall an einem Beispielbetrieb, mit Ihren Fragen zu Ihrem Betrieb. Sie müssen keine Personaldaten vorbereiten.